La TO DO LIST è una delle “strategie” più utilizzate dalle persone quando provano ad organizzarsi ma è davvero efficace come si pensa?
Se ci pensi, a tutti almeno una volta nella vita è capitato di essere:
Così pieni di cose da fare…
Così indaffarati…
Così “pieni” mentalmente…
Così maledettamente incasinati che…
Abbiamo preso un foglio di carta ed abbiamo cominciato a scrivere tutte le cose da fare:
- Comprare il latte
- Chiamare Mario per quel lavoro
- Studiare
- Pagare la bolletta
- Chiamare mia sorella
- Frequentare un corso di Gestione del Tempo
- Andare dal parrucchiere
- Far lavare la macchina
- Comprare i regali di natale
- Etc…
Le emozioni della To Do List
Sicuramente se hai fatto una To Do List ti sarai accorto che non appena finito di scrivere incappi in due tipologie di emozioni:
1) Chiarezza
Senti finalmente di avere un po’ più di chiarezza mentale, questo accade perché hai svuotato la testa da tutti quei pensieri disorganizzati che ci vagavano dentro.
2) Ansia e Stress
Ma come faccio a portare a termine tutte queste cose (e magari avere un attimo di tempo libero per me?)
Effettivamente è dura… Pensa a quante volte nella vita hai dovuto rinunciare a delle cose per te importanti per via di tutte quelle cose da fare, per via di tutte quelle attività da conciliare. Lo so, è frustrante… Ci sono passato, anzi, è stata la storia della mia vita per diverso tempo.
La soluzione raramente risiede in una To Do List, anzi voglio proprio dirti quali sono i vantaggi e gli svantaggi di una To Do List.
Oggi mi concentrerò su un solo vantaggio e su un solo svantaggio, ma sono molti di più per parte.
Ti voglio infine dare qualche dritta per rendere più efficaci le tue To Do List, se le usi (e per imparare ad usarle se non le usi).
La To Do List va spiegata bene, infatti non tutti sanno come utilizzare al meglio questo strumento, anzi, ben pochi lo sanno (ma, ta-daaaa eccomi qua!).
Il più grande vantaggio di una To Do List
Partiamo dal vantaggio.
Il primo (ed anche il più grande ed innegabile) vantaggio della To Do List risiede nel fungere da Svuota Testa.
Cioè, in un momento di confusione mentale, in cui tutte le tue idee “svolazzano” disordinate per la testa, in un momento in cui le priorità non sono chiare, la To Do List può veramente diventare una manna dal cielo.
Uno dei primi principi per la gestione del tempo (e quindi delle attività) risiede nel fatto che:
La nostra testa non è un Hard Disk in cui stipare file a non finire!
La nostra testa è un potente processore utile per generare pensieri produttivi.
Non è necessario essere degli informatici per capire questo concetto.
Se il tuo hard disk è pieno il computer non lavora a pieno regime, anzi, dedica buona parte delle sue energie/tempo a ricordarti che c’è poco spazio (con quei fastidiosi messaggi di alert) e che devi fare pulizia.
Ecco perché ogni tanto ha assolutamente senso utilizzare una To do list, per liberare il tuo Hard Disk e fare spazio per le cose veramente importanti.
Il più grande svantaggio di una To Do List
Parliamo invece del primo Svantaggio.
Lo svantaggio principale è una naturale conseguenza del vantaggio.
Se è vero che la To Do List ti aiuta a svuotare la testa, è anche vero che una volta svuotata andrebbe organizzata.
Il principale svantaggio di una To Do List risiede proprio in questo, in nessun modo aiuta a capire quali siano le reali priorità.
Guarda l’esempio di To Do List che ti ho fatto all’inizio dell’articolo…
Il lavoro e lo studio sono finiti tra il “comprare il latte” ed il “pagare la bolletta” anche se credo caldamente abbiano delle priorità diverse per te… o così dovrebbe essere.
Ecco dunque svelato l’arcano, la To Do List non ha nessun tipo di organizzazione! Dovresti dargliela tu, in maniera più o meno creativa, ma poi bisognerebbe vedere se quell’organizzazione la rispetterai oppure no.
Quindi vediamo come fare per creare una To Do List quanto più funzionale possibile.
Nonostante la To Do List sia una strategia molto semplice (quasi banale) ti garantisco che applicandola come ti sto per svelare io, vedrai in meno di 15 minuti dei risultati straordinari.
Come usare la To Do List in maniera efficace
Una caratteristica che non può mancare assolutamente nella tua lista è la scadenza temporale, infatti senza di essa, non si parla di To Do List ma di uno Svuota Testa nel quale sono accumulate una serie di cose da fare.
Ti consiglio di utilizzare una scadenza settimanale, suddividendo le tue liste per argomenti, in questo modo stai già dando un livello di importanza diverso alle tue liste.
Una volta realizzate delle liste a scadenza settimanale, puoi incominciare a dare a ogni attività un grado di priorità. Attribuire un grado di priorità ti permetterà di evitare di dover rileggere la lista più e più volte per cercare le cose più importanti.
Anche perché rileggere la lista più volte significa due cose:
- Perdere tempo
- Farsi attanagliare dallo stress per tutte le cose da fare
Quindi, dai un grado di priorità che sia immediato anche graficamente, altrimenti per trovare le cose da fare dovrai rileggere in ordine la lista.
Attribuire un grado di priorità
Come attribuire questa priorità, è solo una tua scelta, può essere numerico, alfabetico, cromatico, in qualunque modo tu preferisca.
- Se ti piacciono i colori puoi creare una legenda di colori
- Se ti piacciono i numeri puoi creare una scala da 1 a 3, dove tre è il livello massimo (non andare oltre il numero quattro nella scala)
- Se preferisci le lettere avrai la priorità A, B, C, D, E
- Se invece sei uno più creativo puoi usare i nomi dei tuoi amici, il più disorganizzato e ritardatario sarà la priorità bassa, il più preciso la priorità alta.
Insomma, sta a te scegliere la modalità. Queste liste, ovviamente, devono essere preparate prima dell’inizio della settimana, quindi non più tardi della domenica sera, dal momento che la prima cosa da fare di lunedì mattina non è di certo decidere cosa fare e poi metterlo sulla To Do List.
Nella tua pianificazione quindi è necessario stabilire anche il giorno adatto per realizzare la To Do List settimanale in maniera efficace.
Una volta fatto ciò, per assegnare la priorità può esserti utile confrontarti con la tua agenda, ma ricorda di non stabilire più di 3 o 4 gradi, perché avere 10 priorità differenti equivale a non averne nessuna.
Vediamo un esempio pratico che puoi applicare subito.
Le priorità 1
Può indicare le cose che devono essere fatte entro oggi, qualunque cosa accada, a costo di non andare a dormire devono essere portate a termine.
Questo grado di priorità richiede focus totale sull’attività.
Se hai 10 impegni, non possono avere tutti priorità massima, perché, se è così, significa che hai sbagliato ad attribuire il valore.
Se si tratta di 10 telefonate, per esempio, è fattibile, ma se invece sono 10 impegni importanti (in termini temporali) da portare a termine a fine giornata, la cosa diventa parecchio impegnativa.
Secondo le statistiche ed i calcoli fatti con i miei studenti privati mi sono reso conto che normalmente, in una giornata, di cose realmente importanti se ne possono inserire 3, o 4 al massimo.
Non mi riferisco agli appuntamenti, che possono essere anche molti di più, ma agli impegni realmente importanti per te, quelli che lascino un segno nel futuro.
Guardare le mail, rispondere su Whatsapp, scorrere Facebook sicuramente non rientrano fra queste attività.
N.B. Alcune cose possono essere urgenti ed avere “priorità 1” perché scadono entro fine giornata, ma non è detto che siano anche importanti nel lungo termine.
Le priorità 2
Rappresenta tutte le cose da fare subito dopo quelle ad importanza massima, quindi seguono a catena. Anche queste hanno un livello di importanza alto (cioè sono attività che possono incidere positivamente sul mio futuro).
Ci tengo a farti un esempio per farti capire cosa intendo per attività utile per il futuro.
Immagina di voler dimagrire e di metterti dunque a dieta, la sera stessa vieni invitato da alcuni amici in pizzeria, non puoi rifiutare. Hai appena iniziato la dieta, quindi hai ben chiaro quale sia la cosa importante per te (mangiare bene e sano). Quando ti troverai davanti a quel menù con 50 pizze differenti, sei certo che sceglierai necessariamente sulla base delle tue priorità e non sull’onda emotiva?
In un breve esempio ecco svelato il motivo per cui il 90% delle pianificazioni non funzionano.
Ovviamente prendi con le pinze l’esempio alimentare, dipende molto anche dalla tua autodisciplina. Va però detto che l’esempio rende l’idea di come delle volte, nonostante siamo consapevoli di quale sia la cosa più produttiva per noi, facciamo il contrario.
Le priorità 3
Sono quelle azioni da fare di contorno che possono essere svolte quando sono terminate tutte le attività 1 e 2.
Se non vengono svolte le azioni di contorno poco male, perché quelle più importanti ti daranno uno straordinario senso di appagamento e soddisfazione tale che il giorno dopo sarai doppiamente produttivo.
Questo non significa che il giorno dopo tu debba fare per prime le azioni di priorità 3, devi sempre partire dalle cose veramente importanti.
A volte potrebbe anche capitarti che, rimandando sempre le azioni numero 3, esse diventino urgenti e debbano passare a un altro livello di priorità, anche se sono piccole attività.
Tendenzialmente, dovresti svolgerle quando arrivano al grado 2 in modo tale da processarle con tranquillità, ma se non riesci significa che ti sei sopravvalutato, cioè hai inserito nella tua lista più cose di quelle fisicamente possibili in quel tempo, oppure sei stato poco concentrato.
Ricorda che per gestire queste liste, dovresti cercare di essere preciso e attento ai numeri, meno invece legato all’emotività del momento.
Pensi che applicare i miei consigli ti aiuterà fin dal primo giorno? Oppure stai pensando a quanto tempo ci vorrà prima di abituarti a questo nuovo sistema per creare una To Do List? Per trovare una risposta, ti suggerisco di leggere il mio articolo sui 21 giorni per creare un’abitudine.
Terminata questa spiegazione sulle To Do List, ti consiglio come esercizio di realizzarne una per la prossima settimana, falla subito e fammi sapere come è andata.
