Qual è l’agenda migliore per la gestione del tempo?

Vediamo insieme come scegliere la migliore agenda possibile, e perché è uno strumento fondamentale per la gestione del tempo. Nella vita di una persona ci sono dei giorni indimenticabili… io ne ho tanti (come tutti credo). Uno di questi, che porto nel cuore, è il giorno in cui ho iniziato a concentrarmi sull’argomento “tempo”. Lo ricordo ancora molto bene. Ricordo dove mi trovavo, cosa stavo facendo e “l’illuminazione” che ebbi relativa alla mia Mission di aiutare gli altri a godersi e viversi sul serio il tempo (e quindi la vita). In quel periodo facevo ancora i corsi di Memoria per una nota azienda leader in Italia, non avevo ancora avuto “LA CHIAMATA”. Sì, lo so, così fa molto santone (che non sono) però mi piace vederla così, adesso che so quanto tutto quello che faccio impatti positivamente sulla vita delle persone. Infatti, nessuno si prende la briga di insegnare alle persone come avere (veramente) più tempo per le cose davvero importanti… tempo per sé. Ai tempi non avevo la più pallida idea che avrei creato il sistema 6inTempo® con tutto quello che c’è intorno e, ad essere sincero, non avevo nemmeno l’agenda. E quindi, naturalmente non pensavo a scegliere la migliore agenda per me.

Vincenzo senza un’agenda?

A questa informazione qualcuno potrebbe anche avere un mancamento, sì, perché chi mi conosce o mi segue da abbastanza tempo sa per certo quanto io sia estremamente organizzato e quanto abbia fatto un mantra della frase: “Se non è pianificato non esiste” Quindi mi immagino già le facce incredule dei miei studenti avanzati che leggono e pensano: “Vincenzo senza un’agenda…?!” Poi ho imparato… La mia primissima agenda è stata la “super classica” Quo Vadis (perché così classica? Beh, le prime Quo Vadis risalgono al 1952). La migliore agenda per me era quella giornaliera, piccolo dettaglio… Ero così disabituato ad usare l’agenda, che mi dimenticavo di guardarla (che genio eh!?). Ma veniamo alla domanda iniziale…

Gestione del tempo senza un’agenda: è possibile?

Puoi accontentarti di un “NO” secco, oppure cercare di capire meglio vantaggi e svantaggi di ogni singola modalità di pianificazione. Partiamo dalla tanto amata agenda cartacea, la migliore agenda in assoluto per moltissime persone, in confronto a quella digitale. Può essere:

• Giornaliera
• Settimanale
• Mensile (12 mesi)
• Mensile (16 mesi)
• Mensile (18 Mesi)
• Organizer
• Planning da scrivania
• Etc. (ci sono tutta una serie di varianti di queste)

Qual è l’agenda migliore per la gestione del tempo?

Ovviamente in questi termini la migliore è quella che si adatta maggiormente alle tue esigenze: Se di mestiere fai il dentista, l’agenda giornaliera (magari con un bel planning da scrivania) per te è quasi un obbligo, altrimenti dove inserisci tutti gli appuntamenti? In una settimanale o mensile potrebbero starci un po’ stretti o addirittura non starci proprio. Se fai lo studente invece il planning settimanale è caldamente consigliato, altrimenti ti ritrovi con una giornaliera ingombrante e mezza vuota o con una mensile che ti impedisce di scrivere gli orari delle lezioni. Una volta capita la tua esigenza, sceglierai la tipologia di agenda più consona.

Scegliere un’agenda cartacea o digitale: qual è la migliore?

La prima cosa che va detta è che ovviamente non tutti sono estremamente tecnologici, ci sono ancora delle persone che apprezzano moltissimo “il fascino della carta”. Quindi, quando ti ritrovi a scegliere la migliore agenda per le tue esigenze, chiediti se ti piace poter tenere in mano fisicamente la tua agenda. Se la risposta è sì, il digitale non fa per te… Inoltre, se sei tra quelli che quando il pc/tablet/smartphone si blocca deve andare dal rivenditore per farsi aiutare a capire cosa è successo, io fossi in te lascerei perdere e prenderei a prescindere l’agenda cartacea. Vediamo qualche altro vantaggio dell’agenda cartacea: L’agenda cartacea dura (tendenzialmente) un anno, la digitale una vita, ma la cartacea non ti darà mai l’alert di batteria scarica lasciandoti con la paura di non poter segnare gli appuntamenti successivi;

• L’agenda cartacea lascia libero sfogo alla tua creatività, la digitale no;
• L’agenda cartacea lascia delle tracce degli appuntamenti cancellati, la digitale no;
• Se fissi i tuoi appuntamenti su un’agenda cartacea appari più professionale rispetto a chi lo fa sullo smartphone (va però detto che: la stessa professionalità la potresti ottenere con un tablet);
• L’agenda cartacea ti terrà sempre un po’ con i piedi per terra e ti distrarrà meno della digitale.

Hai anche parecchie alternative in termini di prezzi. Infatti, potrai decidere se preferisci un’agenda verticale o orizzontale, con le date o senza, con le righe o i quadretti…

I parametri di scelta di un’agenda cartacea

Insomma è vero che nella scelta c’è da diventare pazzi, però potrai divertirti un po’ nel farlo. Infatti in genere si cade quasi sempre sull’agenda che più ti piace, magari simpatica oppure vai su un grande classico come la Moleskine. A dirla tutta il vero classico della Moleskine sarebbero i taccuini che sono comodissimi per gestire il tuo tempo in quanto ti permettono di lasciare la testa libera per le cose importanti. Come dice David Allen: “La nostra testa è fatta per avere idee, non per contenerle” Girare con un taccuino potrebbe non sembrare una soluzione affascinante, ma sicuramente efficace.

Anche l’agenda digitale ha dei vantaggi

Ma Vincenzo, che me ne faccio della Moleskine se ho uno smartphone che mi permette di scrivere note pressoché infinite? Ecco… allora vediamo i parenti digitali delle agende Moleskine (o di qualsiasi altra marca)… Il più grande vantaggio di un’agenda digitale è che ti permette di avere contemporaneamente un’agenda giornaliera, settimanale e mensile. Infatti, basta cambiare la modalità di visualizzazione per averle  tutte. Altri vantaggi rispetto alla collega di carta?

• L’agenda digitale non occupa spazio fisico, la cartacea sì, specie se tieni uno storico;
• L’agenda digitale è condivisibile attraverso i vari servizi di cloud (iCloud, Google, Microsoft, etc…) quindi puoi lavorare con facilità anche con persone in altre parti del mondo;
• L’agenda digitale non la puoi perdere, la cartacea sì (se perdi lo smartphone/tablet hai sempre il cloud);
• L’agenda digitale è estremamente difficile da dimenticare a casa (chi esce senza smartphone?!)
• L’agenda digitale offre l’opportunità di integrarsi con altri servizi/app o permette di fissare gli appuntamenti attraverso un assistente vocale.

Ovviamente, sono sicuro che ti saranno venuti in mente altri vantaggi/svantaggi delle une o delle altre, se vuoi fammeli sapere nei commenti.

Hai capito come scegliere la migliore agenda per te?

Spero di sì, ma voglio anche dirti una cosa: Il vero problema non è la tipologia di agenda o il sistema hardware/software che utilizzi.  Il vero problema è la modalità di gestione del tempo che utilizzi. Sconsiglio sempre ai miei studenti più affezionati di utilizzare app o software che abbiano un loro processo di gestione, perché è il loro processo, non il tuo. Quindi fino a che non hai ben chiaro quali sono i processi che “vorrebbe” il tuo cervello non dovresti affidarti ad una app. Il problema non sono le app, che sia ben chiaro… io ne utilizzo diverse, ho anche fatto un articolo con la recensione delle migliori app per aumentare la produttività e la gestione del tempo. Il problema è che se tu ragioni seguendo la forma mentis che gli sviluppatori hanno dato all’app, non stai utilizzando la tua forma mentis, quindi potresti anche trovarti bene nel breve, ma alla lunga avrai qualche problema. Il problema maggiore nel digitale è che non dipende da te! Domani gli sviluppatori si svegliano con la luna storta e decidono di fare un upgrade che sconvolge completamente l’app e tu cosa  fai? Sei costretto da un giorno all’altro a dover re-imparare da zero come organizzarti… e non per tua scelta. Il problema maggiore di tutti gli organizer con un proprio sistema interno è praticamente identico, anche se non hai il rischio che cambi da un giorno all’altro potrebbe cambiare comunque da un anno all’altro.

E come fai se non trovi più l’agenda così come la vuoi tu?

Da qui la necessità di trovare un sistema efficace che funzioni al di là degli strumenti esterni. Poi… dopo che avrai un metodo infallibile di gestione del tempo, potrai usare l’agenda che preferisci. In quel momento potrai veramente decidere e prendere la tua agenda personalizzata con dei bei colori o muoverti verso alternative digitali di diverso tipo. Buona scelta, ma sopratutto buona Gestione della risorsa più importante… il tuo Tempo! PS: Sei riuscito a scegliere la migliore agenda per le tue esigenze? Fammi sapere in un commento quale hai deciso di utilizzare e per quali motivi!